W obowiązujących przepisach prawa brak jest uregulowań dotyczących możliwości nagrywania posiedzeń organów spółdzielni.
Nagrywanie obrad należy traktować z dużą ostrożnością, aby nie narazić się na zarzut braku podstaw przetwarzania danych osobowych oraz zasady adekwatności. W związku z powyższym nagrania takie należy traktować wyłącznie pomocniczo jako narzędzie do sporządzenia protokołu z obrad Rady. Uregulowanie w tym zakresie powinny być wprowadzone do statutu z ewentualną delegacją uszczegółowienia w regulaminie rady nadzorczej.
Poniżej przykładowe postanowienia w tym zakresie:
- Przebieg posiedzeń́ Rady Nadzorczej, jest rejestrowany w formacie audio.
- Do czasu przyjęcia protokołu z posiedzenia, którego dotyczy nagranie, każdy Członek Rady Nadzorczej ma dostęp do nagrań́, jednakże bez prawa ich kopiowania.
- Nagrania z posiedzeń́ Rady Nadzorczej są̨ trwale kasowane niezwłocznie po przyjęciu protokołu z posiedzenia, którego nagranie dotyczy.
- Po zakończeniu posiedzenia, projekt protokołu przesyłany jest wszystkim Członkom uczestniczącym w danym posiedzeniu. Do momentu przyjęcia protokołu z posiedzenia, każdy z Członków jest uprawniony do składania uwag związanych z jego brzmieniem. Po ustaleniu ostatecznego brzmienia, protokół jest podpisywany przez wszystkich Członków obecnych na posiedzeniu, którego dotyczy protokół.
Jako że statut jest formą umowy to podstawą prawną nagrywania byłby wówczas art. 6 ust. 1 pkt b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.
Do czasu wprowadzenia takich regulacji, jedyną podstawą rejestrowania obrad Rady Nadzorczej będzie zgoda, czyli art. 6 ust. 1 pkt a RODO.
